Nello schema di funzionamento è mostrato come la rotazione degli ingranaggi sposti il prodotto dal lato di aspirazione a quello di mandata. L'intero processo può essere riassunto in tre fasi: Aspirazione, Portata e Mandata. Dentro ad una pompa ad ingranaggi i due rotori, che sono rispettivamente chiamati rotore conduttore e condotto, sono alloggiati in un copro che li circonda da ogni lato. Su entrambi i lati della zona di ingranamento dei denti c'è un foro sul corpo della pompa. Questi fori sono chiamati rispettivamente aspirazione e mandata. Ruotando manualmente i rotori il fluido è mosso, attraverso le camere fra i denti e il corpo, dal lato di aspirazione a quello di mandata. Il fluido non passa attraverso la zona di ingranamento degli ingranaggi grazie alle piccole tolleranze. Un riflusso del fluido è bloccato dal contatto dei denti dei due rotori nella zona di ingranamento. Ovviamente la presenza di particelle solide nel fluido pregiudica questo processo. Queste pompe non devono essere usate per pompare fluidi con proprietà abrasive o con particelle solide all'interno senza un adeguato sistema di filtraggio.